Artikel

Setiap harinya, kamu harus membuat keputusan, baik kecil maupun besar. Misalnya, kapan harus pergi makan malam dengan teman? Apa menu sarapan Anda? Manakah kampus yang sesuai dengan minat? Berapakah anak yang ingin dilahirkan? Hal yang sama juga berlaku dalam bisnis dan tentunya dalam skala yang lebih besar. Untuk mengatasi hal tersebut, kamu harus menguasai berbagai strategi pengambilan keputusan.

Ketika dihadapkan pada masalah, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan. Dalam kasus minor, bisa jadi kamu hanya mengandalkan firasat untuk memilih keputusan yang paling tepat. Sebaliknya, pada kasus besar, menggunakan satu atau beberapa strategi untuk memperoleh kesimpulan bisa dijadikan pedoman. Terlebih, kasus mayor biasanya membutuhkan lebih banyak waktu, riset, energi mental, dan usaha untuk diselesaikan.

Jadi, bagaimana strategi pengambilan keputusan yang efektif untukmu? Ketahui lewat pembahasan berikut ini!

Apa Saja Strategi Pengambilan Keputusan yang Dapat Digunakan?

1. Sederhanakan pokok permasalahan

Menurut Mark Divine, mantan komandan United States Navy SEAL, dirinya harus bisa "menyederhanakan medan pertempuran" dan membuat keputusan kilat yang berkaitan dengan hidup dan mati. Dia mengembangkan suatu metode yang dapat mendukung pembuatan keputusan secara cepat, yakni PROP.

• Priorities — Ketahui prioritas utamamu.
• Realities — Uraikan situasi dan kondisi nyata yang sedang dihadapi.
• Options — Berdasarkan prioritas dan realitas, pertimbangkan opsi yang paling masuk akal.
• Path — Pilihlah opsi terbaik sebagai jalan menuju masa depan. Eksekusikan dengan rencana sederhana dan pindah ancang-ancang ketika kamu berhadapan dengan sikon lain.

Dengan metode PROP yang simpel, siapa pun bisa membuat keputusan yang fokus kepada target!

2. Kendalikan emosi

Dalam sebuah buku berjudul "Wharton on Making Decisions", ada salah satu hasil riset menarik, yaitu semakin penting sebuah keputusan, seseorang akan semakin emosional. Namun, seharusnya kita melakukan sebaliknya. Makin penting keputusan, berpikirlah lebih logis dan rasional.

Sebagai contoh, gunakan emosi ketika menentukan restoran yang akan dikunjungi atau film yang akan ditonton di bioskop pada akhir pekan. Dengan hal-hal sederhana seperti itu, tidak akan muncul akibat jangka panjang yang membuat keputusan emosional berubah menjadi masalah serius. 

Namun, saat berhadapan dengan keputusan krusial, misalnya, merilis produk baru untuk bisnismu, jadilah seperti robot—logis dan realistis. Terkadang, menjadi siborg pun tidak masalah—setengah manusia (emosional) dan setengah mesin (nonemosional).

3. Bangun sistem filter

Strategi pengambilan keputusan ini diterapkan oleh Com Mirza, CEO Mirza Holdings. Menurutnya, setiap keputusan bukan cuma harus bermanfaat untuk diri sendiri, tetapi juga semua hal yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi, dia mencari kesimpulan berdasarkan tiga filter:

1. Apakah keputusannya memengaruhi diri sendiri dan keluarganya secara moral, positif, dan etis?
2. Apakah keputusannya membantu bisnis dan rencana perkembangan?
3. Apakah keputusannya memberikan manfaat untuk para karyawan di perusahaan?

Jika terdapat keputusan yang sesuai dengan tiga filter di atas, Mirza akan memprosesnya secara cepat. Apabila tidak, dia akan menganalisis lebih lanjut dan biasanya tidak mengeksekusinya.

Tanpa sistem filter, kamu hanya akan menganalisis keputusan dari satu sisi. Sementara dengan menggunakan sistem penyaring, langkah yang diambil menjadi lebih jitu—meskipun butuh waktu lama dan melelahkan. Jadi, buatlah versi sistem filtermu sendiri yang sesuai dengan kebutuhan!

4. Manfaatkan kedekatan dengan orang-orang berpengaruh

Penguasaan bisnis dimulai dengan membangun prinsip yang dapat diandalkan ketika kamu menghadapi masa sulit maupun masa yang penuh peluang. Walau begitu, sebagian besar kesuksesan bisa jadi disebabkan oleh orang-orang yang ada di sekitarmu dan wawasan yang mereka miliki.

Bagi Moshe Malamud, pendiri dan CEO M2Jets, memiliki kedekatan hubungan dengan para wirausahawan top dari semua industri sangat diperlukan. Itu karena tidak ada seorang pun yang bisa menciptakan produk untuk semua jenis bisnis. Jadi, butuh banyak pengalaman dan koneksi yang benar-benar mampu membentuk wawasanmu dalam proses pembuatan keputusan.

Baca Juga: Mengenal Apa Itu Interpersonal Skill dalam Organisasi

5. Bangun kebijaksanaan

Amir Orad, CEO Sisense dan ahli keamanan siber, mengandalkan kebijaksanaan dalam membuat keputusan. Baginya, kesimpulan yang baik akan membuahkan beragam penghargaan, sedangkan keputusan buruk akan memberikan "pengalaman".

Nah, pengalaman yang kamu dapatkan bisa diubah menjadi kebijaksanaan. Caranya? Galilah opsi-opsi buruk yang pernah dipilih dan pahamilah cara untuk memperbaikinya menjadi lebih baik.

Kebijaksanaan membantumu mengerti perbedaan antara keputusan yang penting dan tidak penting. Selain itu, jangan ragu untuk mengambil risiko dan membuat kesalahan.

Baca Juga: Macam Macam Soft Skill yang Dapat Dikuasai

6. Tahu Keinginan Anda

Kesuksesan bisnis berasal dari seseorang yang mengetahui secara pasti hasil yang dia inginkan. Ibarat sinar laser, kamu harus fokus terhadap hal yang akan diciptakan dan tidak pernah melepaskan pandanganmu dari target.

Saat membuat keputusan, tanyakan pada diri sendiri, "apakah hal ini membawa saya lebih dekat dengan tujuan atau sebaliknya?" Jauhi sesuatu yang menghalangi jalanmu menuju garis final.

Tak hanya itu, membangun kepercayaan dan pola pikir juga diperlukan untuk menyelesaikan tugas tanpa keraguan. Ragu-ragu membuat banyak orang lebih mudah gagal di tengah jalan. Pastinya, kamu tidak ingin seperti itu, kan?

Maka dari itu, imbangi pemahaman tentang diri sendiri dengan pola pikir yang kuat! Pemikiran yang lemah hanya akan membuahkan hasil yang lemah pula. Jangan biarkan orang-orang membatasi dirimu!

7. Pertimbangkan banyak hal sebelum memutuskan

Jangan membuat kesimpulan hanya berdasarkan firasat dan emosi. Sebisa mungkin, pertimbangkan banyak hal terlebih dahulu, barulah sisanya mengandalkan intuisi. Orang lain juga dapat memberikan perspektif baru padamu. Jadi, ketika menghadapi masalah rumit, carilah saran dari 2–4 orang tepercaya yang jauh lebih berpengalaman.

Baca Juga: 7 Manfaat Bekerja Sama dalam Menyelesaikan Pekerjaan Sulit

8. Jangan overthinking!

Pernahkah kamu terlalu memikirkan sisi positif dan sisi negatif dari sebuah keputusan? Pernah melibatkan hal-hal yang tidak ada sangkut pautnya dengan permasalahan? Pernah memperoleh berbagai macam ide, tetapi kamu malah menghabiskan waktu untuk mengeksplorasinya satu per satu?

Jangan lakukan! Dalam membuat keputusan, kamu harus bisa menenangkan diri agar mampu berpikir jernih. Overthinking hanya akan membebani dan membuatmu kesulitan membuat kesimpulan.

9. Gunakan pendekatan holistik

Satu lagi strategi yang tidak boleh kamu lewatkan. Cobalah untuk melakukan pendekatan holistik selama proses pembuatan keputusan. Holistic Decision Making (HDM) mencakup beberapa poin, yakni

• Memperjelas hal-hal yang benar-benar kamu butuhkan sekaligus bermanfaat untuk kehidupan.
• Mencari dan menggunakan masukan untuk tetap konsisten dalam membuat keputusan.
• Memakai kekuatan dari sebuah keputusan, baik besar maupun kecil, untuk berubah menjadi lebih baik tanpa melibatkan hal-hal yang tidak perlu.

10. Bentuk tim super

Terakhir, ada strategi yang diandalkan oleh Tom Shieh, CEO dati Crimcheck. Baginya, sangat dangkal jika berpikir bahwa kesuksesan perusahaan hanya diraih berkat keputusan bijak seorang pemimpin. Keberhasilan Crimcheck sebagian besar didapatkan karena keberadaan timnya yang luar biasa—semuanya berhak memperoleh pengakuan.

Ketika membuat keputusan, sebaiknya kumpulkan semua orang yang dibutuhkan dalam satu ruangan. Lalu, carilah masukan, perspektif, dan wawasan yang bernilai dari mereka. Tidak ada salahnya bagi seorang pemimpin strategi untuk bekerja sama dengan orang-orang yang jauh lebih cerdas darinya dan menguasai keahlian mumpuni di masing-masing bidang. Semua kekuatan dan penghargaan yang diperoleh merupakan milik bersama.

Strategi pengambilan keputusan terkadang sederhana ataupun kompleks. Kamu bisa menggunakan strategi berdasarkan berbagai faktor, termasuk kerumitan, waktu pembuatan, dan jumlah kemungkinan yang ada. Semoga informasi kali ini bisa membantumu dalam menarik kesimpulan, ya!

Untuk memperdalam pemahaman kamu tentang strategi pengambilan keputusan, kamu dapat mengikuti berbagai kursus yang ditawarkan oleh GreatNusa. Kamu bisa mengambil kursus tentang Pengenalan Enterprise Architecture untuk Pemula yang dapat membantu kamu membuat kerangka kerja agar kamu dapat mengambil berbagai keputusan dengan tepat dan cepat.

Sumber:

• https://www.cnbc.com/amp/2017/08/29/11-steps-to-improve-your-decision-making.html (2019)
• https://www.veryediblegardens.com.au/events/holistic-decision-making-mornington-peninsula/#:~:text=Holistic%20Decision%20Making%20(HDM)%20is,of%20life%20means%20for%20us (2021)

Setiap organisasi dan kelompok pasti tidak lepas dari konflik. Hal ini timbul dari interaksi antar manusia yang sifatnya berbeda-beda sehingga memungkinkan adanya gesekan atau benturan. Walau konflik merupakan sesuatu yang wajar, mengetahui strategi manajemen konflik penting untuk menjaga agar harmoni dan aktivitas organisasi tidak terganggu.

Inilah hal-hal yang harus kamu ketahui tentang manajemen konflik agar kamu bisa menerapkannya dalam berbagai situasi.

Apa Itu Strategi Manajemen Konflik

Memiliki konflik memang wajar di dalam dunia kerja atau organisasi, tetapi kamu harus tahu cara mengelola konflik dan mencegahnya berkembang menjadi masalah besar.

Dalam dunia kerja atau organisasi, strategi manajemen konflik merujuk pada langkah-langkah menyelesaikan konflik dengan solusi yang memuaskan semua pihak sehingga konflik tidak membesar. Ada beberapa hal penting yang harus kamu pertimbangkan ketika mencari solusi terbaik, misalnya:

1. Menemukan Akar Masalah

Konflik bisa berakar dari gesekan atau benturan spesifik, misalnya terkait pekerjaan, relasi personal, atau cara pandang dan ideologi. Langkah yang diambil pertama adalah kamu wajib mengidentifikasi akarnya untuk menemukan solusi yang tepat. Menemukan akar masalah adalah kunci dari solusi jangka panjang untuk penyelesaian konflik.

2. Menjaga Diskusi agar Tetap dalam Cakupan Masalah

Ketika mendiskusikan konflik, pihak-pihak yang terlibat biasanya emosional. Hal ini bisa merembet ke pembicaraan yang tidak ada hubungannya dengan masalah sehingga membuat konflik membesar. Manajemen konflik yang baik memastikan agar semua pihak tetap menjaga diskusi agar berfokus pada masalah.

Manajemen konflik yang baik juga memusatkan perhatian pada masalah, bukan karakteristik pribadi yang tidak berhubungan. Hal ini menjaga agar diskusi tetap netral, bebas dari prasangka dan hal lain yang dapat mempengaruhi strategi.

3. Memastikan Partisipasi Semua Pihak

Ingin solusi yang memuaskan bagi semua pihak? Pastikan semuanya berpartisipasi dalam penyelesaian konflik. Komunikasi menyeluruh juga penting agar semua pihak merasa terlibat dan diperhatikan. Hal ini bisa dijalankan lewat sesi khusus untuk rapat atau diskusi demi membicarakan konflik. Partisipasi melibatkan keahlian mendengar aktif (active listening), yaitu mendengarkan secara seksama tanpa interupsi. Strategi ini dilakukan untuk mencapai tujuan bersama dalam menyelesaikan konflik.

4. Membuat Strategi Resolusi untuk Masa Mendatang

Ketika konflik sudah selesai, kamu harus berpikir lebih jauh. Strategi manajemen konflik yang ideal harus mencakup solusi jika menemui masalah serupa di masa depan. Walau rinciannya mungkin berbeda, memiliki “buku petunjuk” untuk resolusi konflik di masa mendatang akan memudahkan semua pihak dan menjaga agar kegiatan organisasi atau perusahaan tetap lancar.

Baca Juga: 10 Strategi Penyelesaian Konflik dalam Dunia Kerja

Mengapa Manajemen Konflik Penting 

Manajemen konflik lebih dari sekadar menyelesaikan masalah secara cepat dan memuaskan. Ada beberapa keuntungan yang bisa kamu raih jika bisa menyelesaikan konflik secara baik. Berikut beberapa contohnya:

1. Meningkatkan Produktivitas dan Kualitas Kerja

Konflik bisa mempengaruhi relasi antar pegawai atau anggota organisasi. Jika dibiarkan berlarut-larut, produktivitas bisa menurun karena adanya penurunan kualitas dalam hal kerja sama dan kolaborasi. Strategi manajemen konflik yang baik memungkinkan pegawai dan anggota organisasi menyelesaikan masalah dengan baik, menggunakan solusi yang memuaskan semua pihak.

Konflik juga bisa mempengaruhi produktivitas jika langsung berkaitan dengan kinerja. Konflik terkait solusi pemecahan masalah atau strategi bisnis, misalnya, bisa menghambat kelancaran kinerja. Dengan menyelesaikan konflik secara benar, kamu bisa meningkatkan produktivitas dan memastikan semua orang nyaman di lingkungan kerjanya.

2. Mempererat Hubungan antar Pegawai dan Atasan

Di dunia bisnis, relasi yang baik antara pegawai dan atasan bisa meningkatkan produktivitas dan memudahkan kolaborasi. Relasi positif juga memudahkan berbagai proses penting dalam pekerjaan, misalnya menyampaikan pendapat, memberi kritik membangun, atau bekerja dalam tim untuk waktu lama. Untuk menyelesaikan konflik, perlu adanya pengambilan keputusan bersama dari semua pihak. Sehingga hal ini menuntut kemampuan untuk menengahi konflik dengan cara yang memuaskan semua pihak. 

Hubungan yang harmonis menuntut aktivitas manajemen konflik seperti mediasi berimbang. Dalam mediasi, setiap orang menyampaikan keluhan atau kritiknya secara jujur, kemudian masing-masing mendiskusikan akar permasalahan berdasarkan informasi tersebut. Mediator adalah pihak yang harus berlaku adil agar setiap orang mendapat kesempatan yang sama untuk berbicara. Jika masalah sudah dibicarakan secara terbuka, konflik akan lebih mudah teratasi dan hubungan kembali membaik.

3. Mengurangi Stres di Lingkungan Kerja

Tahukah kamu kalau stres kerja telah menjadi perhatian serius di kalangan peneliti? Hal ini karena stres membawa berbagai dampak negatif, mulai dari penurunan daya tahan tubuh hingga ketidakmampuan untuk menyelesaikan pekerjaan secara optimal. 

Laporan Dynamic Signal bertajuk Dynamic Signal Study Finds U.S. Workforce Stressed And Ready To Quit (2019) menyatakan 63% pekerja di Amerika Serikat lebih memilih keluar ketimbang terus mengalami stres di tempat kerja.  Jadi, penting bagi pekerja dan perusahaan untuk bersama-sama menemukan solusinya agar dapat menghasilkan ketenangan.

Dalam strategi manajemen konflik, setiap pihak yang terlibat berusaha menemukan solusi jangka panjang untuk penyelesaian masalah. Solusi jangka panjang akan membuat suasana kerja lebih positif. Hal ini berdampak baik dalam menurunkan tingkat stres pekerja.

4. Memudahkan Implementasi Ide 

Ingin ide cemerlang terkait pekerjaan bisa diterapkan dengan baik? Lingkungan kerja dengan konflik minimal adalah kuncinya. Penerapan ide menerapkan kerja sama dan kolaborasi antar semua pihak. Menyelesaikan konflik secara menyeluruh akan memudahkan semua orang untuk saling menerima ide yang dilontarkan.

5. Mengurangi Level Turnover Karyawan

Level turnover adalah angka yang menunjukkan jumlah keluarnya karyawan dari perusahaan dengan berbagai alasan. Menurut Biro Statistik Amerika Serikat, level turnover rata-rata pekerja di A. S adalah 12-15%/tahun. Survey LinkedIn (2017) menunjukkan bahwa angka rata-rata seluruh dunia adalah 10,9%/tahun. Level turnover karyawan yang tinggi tentu berdampak pada kinerja.

Manajemen konflik bisa menjadi solusi mengurangi level turnover karyawan. Ketika konflik diselesaikan dengan cara mediasi yang memuaskan semua pihak, lingkungan kerja akan menjadi lebih positif. Tingkat kepuasan karyawan pun menjadi lebih tinggi sehingga mereka cenderung bertahan lebih lama di perusahaan.

Melihat dampak penting manajemen konflik, tidak heran jika konsep ini menjadi hal penting untuk dipelajari. Kamu bisa mempelajarinya lewat ragam portal pembelajaran seperti GreatNusa dan langsung menerapkannya.

Baca Juga: 7 Cara Mengatasi Konflik dalam Organisasi

Cara Mudah Belajar Manajemen Konflik

Kamu tidak perlu kuliah lagi untuk belajar lebih lanjut tentang manajemen konflik. GreatNusa menawarkan berbagai kursus digital lengkap dengan materi dan instruktur bermutu. Materi yang ditawarkan bisa kamu terapkan di berbagai bidang usaha atau organisasi, terutama di era digital.

Apa saja yang bisa kamu pelajari terkait manajemen konflik? Macam-macam, tergantung fokus pelajaran yang ingin kamu kuasai. Misalnya, kamu bisa mengambil kursus Kepemimpinan atau Komunikasi untuk melancarkan strategi manajemen konflik, terutama jika berurusan dengan banyak orang. 

Bagaimana jika kamu harus berhadapan dengan orang-orang berlatar belakang berbeda? Kamu bisa mengambil kursus Cross Cultural Management. Di sini, kamu akan belajar konsep lintas budaya, pengaruhnya pada berbagai aspek bisnis terutama di ranah internasional, serta metode komunikasi yang baik untuk mengurangi potensi konflik akibat perbedaan ini.

Penutup

Manajemen konflik yang baik memiliki berbagai manfaat seperti meningkatkan produktivitas dan kerja sama, menjaga tingkat kepuasan karyawan, serta melancarkan komunikasi di dalam perusahaan atau organisasi. Pastikan mempelajari strategi manajemen konflik bersama GreatNusa untuk menciptakan lingkungan kerja atau organisasi yang lebih sehat.

Manajemen adalah kegiatan yang memastikan aktivitas perusahaan atau organisasi berjalan lancar. Karena manajemen melibatkan banyak kegiatan, proses pengendalian manajemen tentu penting untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Jika kamu ingin punya bisnis yang sukses atau karier lancar, pastikan mengetahui prinsip pengendalian manajemen dan kegiatan yang termasuk di dalamnya.

Apa Itu Proses Pengendalian Manajemen?

Mengapa proses manajemen membutuhkan pengendalian?

Dalam manajemen, departemen atau komponen staf yang berbeda-beda berkolaborasi sesuai SOP untuk mencapai tujuan bersama. Karena proses ini melibatkan banyak orang dan kegiatan, pengendalian tentu diperlukan agar semuanya lancar.

Proses pengendalian manajemen adalah sistem yang diterapkan untuk mengatur setiap elemen manajemen agar tetap terarah dalam kegiatan mereka. Sistem ini memiliki beragam fungsi, seperti mengurangi potensi konflik, mencapai target kegiatan tepat waktu, dan meningkatkan efisiensi dalam kegiatan rutin.

Pengendalian manajemen harus diterapkan pada semua unsur manajemen, seperti personel atau staf, aktivitas, penggunaan sumber daya, hingga proses eksekusi dan evaluasi. Perusahaan besar maupun bisnis kecil rumahan harus menerapkan sistem ini jika ingin berkembang dan sukses.

Apa Saja Langkah Pengendalian Manajemen?

Ingin menerapkan pengendalian manajemen? Inilah beberapa tahap penting yang harus dilewati.

1. Perencanaan Program

Perencanaan yang rinci penting untuk mengontrol proses manajemen. Ada beberapa tahap perencanaan program yang harus dilalui, yaitu:

Penentuan Tujuan

Program yang bagus harus dibuat berdasarkan tujuan atau target yang jelas. Buat tujuan jangka pendek dan panjang, dan pastikan tujuan tersebut mendukung visi serta misi perusahaan atau organisasi. Hal ini menjadi pijakan untuk membuat perencanaan.

Penentuan Durasi Program

Ingin merencanakan program secara lebih detail? Pastikan menetapkan durasi untuk mencapai target program, baik jangka pendek maupun panjang. Adanya durasi membuat setiap anggota organisasi, karyawan, atau departemen berkomitmen untuk mencapai tujuan dalam periode yang ditentukan.

Penentuan Para Penanggung Jawab

Perusahaan, organisasi, dan bisnis ukuran sedang hingga besar memiliki departemen atau bagian berbeda. Setiap bagian harus memiliki penanggung jawab yang bertugas memastikan aktivitas berjalan lancar sesuai tugas masing-masing. Pastikan masing-masing bagian atau departemen memiliki penanggung jawab resmi yang diketahui semua orang.

Perencanaan Manajemen Risiko

Setiap rencana kegiatan pasti memiliki risiko. Hal tersebut adalah sesuatu yang umum dipertimbangkan walau ada komitmen untuk menciptakan proses manajemen yang lancar. Manajemen risiko diperlukan untuk menciptakan reaksi cepat dalam menangani hambatan yang muncul sehingga kegiatan manajemen bisa tetap berjalan lancar.

Manajemen risiko harus dilakukan secara menyeluruh. Setiap departemen atau bagian organisasi harus menganalisis risiko spesifik dari tugas-tugas mereka dan apa dampaknya terhadap tujuan bersama. Hal ini kemudian dijadikan pertimbangan bersama ketika menyusun rencana manajemen risiko.

Perencanaan merupakan bagian penting dari manajemen karena merupakan panduan dasarnya. Setelah perencanaan disusun secara matang, menjalankan tahap lainnya akan lebih mudah karena sudah ada panduannya.

2. Perencanaan Pembiayaan

Perencanaan pembiayaan tidak hanya membahas jumlah yang dibutuhkan, tetapi juga sumber pembiayaan serta rencana cadangan jika ada kebutuhan ekstra di luar perkiraan. Pembiayaan juga menyangkut pembahasan resources yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas-tugas dalam kegiatan manajemen, mulai dari utilitas hingga perlengkapan kantor dan material.

3. Pelaksanaan dan Pengawasan

Perencanaan pembiayaan harus dipresentasikan di depan jajaran pimpinan serta pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap perencanaan manajemen. Hal ini untuk memastikan adanya kesepakatan terkait pembiayaan sehingga tidak ada pemborosan atau kasus kekurangan dana. Perusahaan dan organisasi juga harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti pajak dan pembayaran rutin lainnya.

Pengawasan secara terus-menerus sangat penting dalam proses pengendalian manajemen. Dalam pelaksanaan ini, perusahaan atau organisasi harus memastikan bahwa setiap karyawan, anggota, dan departemen mengikuti SOP serta aturan yang telah ditentukan untuk meraih tujuan bersama. Hal ini didukung dengan sistem pertanggungjawaban jika terjadi kesalahan atau pelanggaran.

Pengawasan yang menyeluruh memberikan berbagai manfaat dalam proses manajemen. Perusahaan dan organisasi bisa mendeteksi risiko atau kesalahan sejak dini, lalu mencegah agar mereka tidak berkembang menjadi hambatan besar. Pengawasan juga memungkinkan adanya tindakan koreksi seketika sebelum seluruh kegiatan manajemen terpengaruh dan bahkan terhambat.

Sebaliknya, perusahaan atau organisasi juga harus menerapkan sistem penghargaan (reward) sesuai dengan kapasitas setiap anggota dan peraturan terkait kompensasi yang berlaku. Hal ini berguna untuk menjaga tingkat kepuasan staf atau anggota organisasi agar memiliki motivasi untuk menerapkan aktivitas manajemen dengan baik. Selain kompensasi rutin, perusahaan bisa mempertimbangkan adanya kompensasi tambahan atau spesial untuk staf atau anggota yang melakukan tugas khusus.

4. Pencatatan dan Akunting

Pengendalian manajemen wajib melibatkan pencatatan dan akunting. Perusahaan atau organisasi memiliki staf khusus yang melakukan pencatatan terkait berbagai aspek manajemen, misalnya penggunaan sumber daya, pencapaian target harian dan mingguan, serta kendala yang dihadapi. Pencatatan ini dilakukan dengan menggunakan sistem khusus yang sifatnya konsisten dan dibuat berdasarkan patokan tertentu untuk memudahkan pelaporan.

Penerapan pengendalian manajemen juga membutuhkan biaya. Proses akunting dibutuhkan untuk mencatat setiap transaksi yang mendukung kelancaran manajemen. Departemen atau bagian keuangan bertanggung jawab untuk mencatat, mengumpulkan bukti transaksi, dan mempersiapkan laporan untuk audit serta evaluasi.

5. Laporan dan Evaluasi

Akhirnya, setiap pencatatan kegiatan manajemen pasti berujung pada pelaporan. Hal ini mencakup catatan keuangan, hasil kinerja, perbandingan kinerja pada waktu-waktu tertentu, hingga hambatan dan masalah yang dihadapi saat pelaksanaan. Era digital memungkinkan perusahaan, organisasi, hingga pemilik bisnis kecil untuk melakukan pencatatan dan pelaporan secara otomatis menggunakan software dan aplikasi manajemen.

Sistem pencatatan dan pelaporan penting karena adanya kebutuhan evaluasi. Dengan membandingkan antara standar manajemen dan laporan pelaksanaan, kamu bisa menemukan hal-hal yang sudah sesuai standar atau yang harus diperbaiki. Evaluasi juga menjadi dasar untuk menerapkan program pelatihan, meningkatkan kinerja perusahaan, melakukan survey, mempekerjakan pegawai baru, dan berbagai keputusan penting lainnya.

Baca Juga: 4 Langkah Evaluasi Strategi Perusahaan yang Efektif

Pengendalian manajemen sangat penting untuk menjamin kelancaran aktivitas bisnis atau organisasi. Ingin belajar lebih jauh tentang hal ini? Kamu bisa mengikuti program pelatihan di platform digital seperti GreatNusa.

Solusi Belajar Proses Pengendalian Manajemen

Kamu tidak perlu menjadi pemilik perusahaan besar untuk belajar tentang proses pengendalian manajemen dalam bisnis. GreatNusa menyediakan kursus intensif yang bisa langsung dipraktikkan bagi kaum profesional, wirausahawan, dan perusahaan yang sedang berkembang. Berbagai kelas tersedia lengkap dengan kurikulum, materi yang bisa diunduh, dan instruktur profesional.

Ingin belajar lebih banyak tentang manajemen? Kamu bisa memilih di antara berbagai kelas kategori Bisnis dan Manajemen, misalnya Manajemen Proyek, Manajemen Sumber Daya Manusia, atau Manajemen Pemasaran dan Penjualan. Beberapa kelas bisa kamu ikuti secara gratis, sedangkan yang lainnya tersedia dengan biaya cukup terjangkau.

Penutup

Manajemen merupakan sistem yang terdiri dari berbagai kegiatan serta melibatkan departemen atau orang-orang dengan keahlian berbeda. Proses pengendalian diperlukan dalam pelaksanaannya agar hasilnya mencapai target serta sejalan dengan visi dan misi. Pastikan kamu menjalankan proses pengendalian manajemen dalam bisnis atau pekerjaan, dan dapatkan kursus berkualitas GreatNusa untuk mempelajari berbagai konsepnya.

Fungsi pengawasan kuantitas dan kualitas dalam manajemen tidak dapat dipisahkan dari pemahaman mengenai pengawasan. Kamu perlu mengetahui dahulu apa pengertian pengawasan sebelum mengaplikasikannya dalam bisnis. 

Secara umum, pengawasan dalam manajemen perlu dilakukan guna menilai, menganalisis, dan melaporkan serta merekomendasikan dari temuan di lapangan. Pengawasan juga menjadi bagian dari fungsi kepemimpinan dalam sebuah perusahaan atau organisasi. 

Lebih lanjut, mari simak ulasan selengkapnya terkait fungsi pengawasan kuantitas dan kualitas dalam manajemen berikut ini.

Pengertian Pengawasan (Controlling) - Secara Umum dan Menurut Para Ahli

Ditinjau dari ilmu manajemen, pengawasan atau controlling merujuk pada suatu kegiatan yang bertujuan memastikan apakah kegiatan operasional (actuating) telah sesuai dengan rencana (planning) berdasarkan tujuan yang hendak dipakai organisasi. Perlu digaris bawahi bahwa pengawasan berpedoman pada perencanaan yang menjadi standar operasional seluruh proses kerja.

Beberapa objek kegiatan fungsi pengawasan antara lain kelalaian, kesalahan, dan hal lain yang menyimpang dari rencana atau standar operasional. Penyimpangan tersebut bisa berupa pelanggaran, kecurangan, dan korupsi dalam menjalankan operasional organisasi. 

Secara khusus, pengertian pengawasan menurut para ahli adalah:

1. T. Hani Handoko

Pengawasan dipandang sebagai suatu proses yang berperan “menjamin” pencapaian tujuan-tujuan manajemen dan organisasi.

2. Admosudirdjo

Pengawasan merupakan berbagai kegiatan yang membandingkan maupun mengukur sesuatu yang sedang atau sudah dilakukan sesuai standar kriteria dan rencana terdahulu.

3. Manullang

Pengawasan diartikan sebagai proses menentukan pemberian tugas dan tanggung jawab yang telah dilakukan, melakukan penilaian, dan memutuskan tindakan korektif saat diperlukan. Tujuannya supaya pelaksanaan organisasi benar telah dijalankan sesuai rencana.

4. G.R. Terry

Pengawasan adalah proses menentukan bagaimana standar yang harus dicapai saat pelaksanaan, melakukan penilaian atas pelaksanaan tersebut, dan mengoreksi perbaikan atas penyimpangan supaya pelaksanaan organisasi berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan.

5. McFarland

Secara singkat, pengawasan merupakan proses ketika atasan hendak mengetahui apakah hasil pelaksanaan oleh bawahan sudah sesuai instruksi, aturan, dan perencanaan sebelumnya.

Apa Fungsi Pengawasan Kuantitas dan Kualitas?

Berikutnya, kamu perlu memahami bagaimana fungsi pengawasan kuantitas dan kualitas dalam manajemen. Keduanya termasuk dalam salah satu jenis pengawasan yang lazim dilakukan di sebuah organisasi.

1. Pengawasan Kuantitas 

Pengawasan kuantitas kerap dilakukan pada sesuatu yang dapat dihitung dan terukur, seperti bahan mentah, produk atau jasa yang dihasilkan, dan dokumen dari berbagai sumber. Kegiatan ini dilakukan untuk memperoleh, mengolah, dan mendistribusikan barang yang dimaksud dengan cara tepat sesuai perencanaan.

Fungsi pengawasan ini akan memastikan semua hasil produksi dan jasa selalu tersedia sesuai permintaan konsumen alias tidak habis. Pengawasan kuantitas juga membantu manajer dalam mengidentifikasi mana hasil produksi yang sudah sesuai rencana maupun tidak sesuai.

Pengawasan kuantitas erat kaitannya dengan inventaris, yaitu inventaris bahan mentah, dalam proses, dan barang jadi. Dengan mengontrol ketersediaan barang tersebut, organisasi dapat menjalani proses produksi seefektif dan seefisien mungkin. Produk dihasilkan sesuai permintaan, tidak ada bahan mentah terbuang percuma, dan stok barang jadi tidak berlebihan. 

Baca Juga: Pengertian Manajemen Produksi dan Fungsinya

2. Pengawasan Kualitas

Sementara itu, pengawasan kualitas berfungsi sebagai alat manajemen untuk memperbaiki dan mempertahankan kualitas, serta menekan jumlah produk yang tidak layak jual. Fungsi pengawasan ini cenderung bersifat korektif dan preventif supaya hasil produksi benar-benar memenuhi kebutuhan konsumen. 

Berbeda dengan kuantitas yang terukur secara rinci, pengawasan kualitas cenderung relatif dan subyektif. Dalam perspektif quality control, kualitas perlu dimaknai sebagai upaya mempertahankan kualitas memuaskan sesuai tujuan yang hendak dicapai. Jadi, bukan bagaimana memastikan produk atau jasa memiliki kualitas setinggi mungkin.

Dengan sudut pandang tersebut, pengawasan kualitas akan mengecek apakah produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan harga yang ditetapkan, serta bagaimana produk atau jasa dapat memberikan hasil yang kredibel dan memuaskan.

Apa Saja Jenis Pengawasan dalam Manajemen?

Dalam praktik di lapangan, terdapat beberapa jenis pengawasan yang umum dilakukan di suatu organisasi. 

1. Pengawasan Internal dan Eksternal

Pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan dalam satu payung yang sama dengan unit organisasi terkait dikenal sebagai pengawasan internal. Pengawasan oleh atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) termasuk contoh jenis pengawasan ini. 

Kemudian, ada pengawasan yang dilakukan oleh lembaga atau unit pengawasan tertentu di luar unit organisasi yang dimaksud. Contoh lembaga tersebut adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) yang bersifat independen dan bebas dari pengaruh kepentingan maupun kekuasaan pihak tertentu. 

2. Pengawasan Preventif dan Represif

Sesuai penamaannya, jenis pengawasan ini mengacu pada waktu penyelenggaraan kegiatan pengawasan tersebut. Pengawasan preventif dilakukan sebelum kegiatan dilakukan yang bertujuan menghindari munculnya penyimpangan dan kesalahan. 

Pengawasan represif dilakukan setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Salah satunya lewat pelaporan kegiatan tahunan suatu organisasi, seperti laporan keuangan yang disampaikan manajemen perusahaan kepada para pemegang saham.

Baca Juga: 4 Fungsi Manajemen Keuangan untuk Perusahaan

3. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan aktif langsung dijalankan di lokasi operasional tempat organisasi tersebut berada. Sementara itu, pengawasan pasif disematkan pada tindakan pengawasan yang dilakukan dari jarak jauh. Misalnya, lewat pemeriksaan surat-surat, dokumen, maupun laporan kegiatan.

4. Pengawasan Kebenaran Formil

Pengawasan kebenaran formil berarti pengawasan yang dilakukan berlandaskan hak (hukum) dan pemeriksaan kebenaran materiil (berupa barang bukti) serta berkaitan dengan maksud dan tujuan kegiatan tersebut dilakukan.

Apa Saja Fungsi Pengawasan dalam Manajemen?

Komponen apa saja yang terlibat dalam kegiatan pengawasan?

Pertama, ada objek yang dipantau atau diawasi. Kedua, keberadaan aturan sebagai landasan pengawasan juga harus diketahui bersama. Ketiga, terdapat pihak atau personil yang bertindak sebagai pengawas, baik dari internal maupun eksternal organisasi. Keempat, baru tindakan pengamatan dapat dilakukan. 

Semua pihak dalam organisasi bisa mengisi peran tersebut. Secara berurutan sesuai tingkatan manajemen, staf biasa akan diawasi oleh kepala bagian, lalu kepala bagian oleh manajer. Kemudian, manajer akan diawasi oleh direktur, sedangkan direktur dapat dipantau komisaris maupun pihak eksternal yang independen.

Dengan mengetahui siapa saja yang terlibat dalam menjalankan pengawasan, kamu akan lebih mudah memahami apa saja fungsi pengawasan dalam manajemen. Seperti telah disebutkan di atas, fungsi pengawasan berupa proses memastikan semua  yang dijalankan di organisasi sudah sesuai perencanaan yang ditetapkan sebelumnya.

Secara rinci, fungsi pengawasan dalam manajemen adalah:

1. Untuk menilai apakah setiap unit organisasi sudah menjalani tanggung jawab sesuai aturan atau standar yang telah ditetapkan.
2. Untuk menilai apakah semua dokumen, surat, maupun laporan yang dibuat benar-benar mempresentasikan kegiatan yang dilakukan organisasi.
3. Untuk menilai apakah pengawasan dari pihak manajemen sudah memadai dan berjalan secara efektif.
4. Sebagai bahan atau data penelitian untuk menilai keberhasilan pelaksanaan semua kegiatan organisasi secara efektif dan efisien.

Fungsi pengawasan kuantitas dan kualitas dalam manajemen bersama fungsi pengawasan lainnya berperan penting dalam memastikan kegiatan operasional organisasi berjalan sesuai rencana, aturan, dan standar yang berlaku. Maka, perlu partisipasi aktif dari semua pihak dalam organisasi untuk menjalankan peran pengawasan tersebut.

Jika kamu merasa perlu mempelajari fungsi pengawasan atau ilmu manajemen lainnya, GreatNusa menawarkan berbagai kursus menarik di bidang ini. Sebagai mitra pelatihan resmi Kartu Prakerja, GreatNusa menyediakan pengajar dan praktisi berpengalaman yang siap mendampingi kamu mendalami kemampuan manajerial.

Yuk, kunjungi GreatNusa dan daftarkan dirimu sekarang!